Уведомление о заключении договора с иностранным гражданином работодатель подаёт в территориальный орган МВД по месту работы иностранца. Базовый срок — не больше 3 рабочих дней с даты заключения трудового или гражданско-правового договора. На 8 июля 2026 года действует порядок по приказу МВД №536; с 1 сентября 2026 года вступает в силу приказ МВД №290 с новыми формами и порядком подачи.
Эта страница закрывает практический вопрос кадровика: что проверить до отправки и как не потерять подтверждение. Если ситуация спорная, решение принимает работодатель или юрист компании.
Короткий ответ
Работодатель подаёт уведомление в МВД по каждому иностранному гражданину, с которым заключён трудовой договор или гражданско-правовой договор на выполнение работ или оказание услуг. Контрольная точка — дата договора: от неё считают срок до 3 рабочих дней. Для проверки важны не только ФИО и паспорт, но и регион работы, основание трудовой деятельности и подтверждение подачи.
| Что контролировать | Почему это важно |
|---|---|
| Дата договора | От неё начинается срок подачи уведомления |
| Регион работы | Уведомление подают по месту работы иностранца |
| Основание работы | Патент, разрешение или законное исключение должны подходить под статус |
| Подтверждение подачи | Без него сложно доказать, что срок не нарушен |
Что проверить перед заполнением
До подготовки формы проверьте:
- ФИО иностранного гражданина по документу;
- гражданство и дату рождения;
- документ, удостоверяющий личность;
- патент, разрешение на работу или основание работы без такого документа;
- адрес и регион, где человек будет работать;
- дату договора и вид договора;
- полномочия подписанта уведомления.
Ошибка в одном поле может привести к возврату, повторной подаче и спору о сроке. Поэтому уведомление лучше готовить в день подписания договора, а не в последний день.
Типовые ошибки работодателя
Чаще всего уведомление срывается не из-за сложной нормы, а из-за разрыва между кадровым событием и фактической отправкой формы.
| Ошибка | Чем опасна | Как закрыть контроль |
|---|---|---|
| Договор подписали, но задачу не поставили | Срок начинает идти, а ответственный не видит дату подачи | Создавать задачу в день подписания договора |
| Регион работы взяли из юридического адреса компании | Уведомление может уйти не туда, где человек работает | Проверять фактический регион работы по объекту |
| Подтверждение подачи лежит в почте сотрудника | При увольнении или отпуске доказательство теряется | Хранить файл рядом с карточкой работника |
| Исправление сделали без описания причины | Через месяц непонятно, какая версия формы актуальна | Вести журнал изменений по уведомлению |
Для строительной компании отдельный риск — договор подписывает офис, а человек выходит на объект в другом регионе. В таком случае кадровик должен видеть не только дату договора, но и объект, регион работы, основание допуска и ответственного на месте.
Куда подавать уведомление
По приказу МВД №536 уведомление подаётся в территориальный орган на региональном уровне в субъекте РФ, где иностранный гражданин работает. Возможны разные способы подачи: лично, через предусмотренные организации, почтовым отправлением или в электронной форме через портал госуслуг, если способ доступен для ситуации.
Если работник будет трудиться в двух субъектах РФ, порядок требует смотреть каждый регион отдельно. В таком случае лучше заранее закрепить, кто отвечает за подачу и подтверждение по каждому месту работы.
Что меняется с 1 сентября 2026 года
Приказ МВД №536 действует до 1 сентября 2026 года. Приказ МВД №290 зарегистрирован в Минюсте 2 июня 2026 года и вступает в силу 1 сентября 2026 года. Он утверждает новые формы уведомления о заключении и прекращении договора с иностранным гражданином, а также новый порядок подачи.
Для работодателя это означает простую практическую задачу: до 1 сентября использовать действующую форму, а к осенним приёмам заранее заменить шаблоны, памятки и внутренние проверки. Если в компании формы лежат в общей папке, старый бланк легко отправить по привычке.
Что хранить после подачи
Работодателю нужны не только заполненная форма, но и следы отправки:
- экземпляр уведомления;
- подтверждение приёма или электронное сообщение;
- почтовые документы, если отправляли письмом;
- доверенность представителя, если подавал не руководитель;
- отметка в карточке работника с датой подачи.
Минимальный внутренний журнал по уведомлению должен отвечать на четыре вопроса: кто подготовил форму, кто проверил данные, каким способом отправили уведомление и где лежит подтверждение. Если этого нет, даже правильно заполненная форма может потеряться в процессе.
Внутренний маршрут уведомления
Рабочий маршрут можно сделать коротким:
- Кадровик создаёт карточку работника и вносит дату договора.
- Ответственный проверяет паспорт, статус, патент или другое основание работы.
- Система или журнал ставит срок подачи уведомления.
- Форма заполняется из проверенных данных, а не вручную с нуля.
- После отправки подтверждение прикладывается к карточке.
- Руководитель видит закрытую задачу и дату подачи.
Такой порядок не заменяет юридическую оценку спорных случаев, но убирает главный операционный риск: уведомление не должно зависеть от памяти одного сотрудника.
Как помогает МигУчёт
МигУчёт ставит срок на 3 рабочих дня, берёт данные из карточки работника, показывает незаполненные поля и сохраняет подтверждение подачи рядом с договором. В журнале действий видно, кто подготовил уведомление и когда оно ушло.
Связанные материалы
- Миграционный учёт иностранных работников
- Штрафы за миграционный учёт
- Проверка патента иностранного работника
Частые вопросы
Нужно ли уведомлять МВД по гражданам ЕАЭС?
Да, по общему правилу уведомление о заключении договора с иностранным гражданином подают и по гражданам ЕАЭС. Перед подачей проверьте статус человека, регион работы и актуальный порядок МВД на дату договора.
Что делать, если нашли ошибку после отправки?
Сначала сохраните подтверждение уже поданной формы и опишите ошибку внутри карточки работника. Затем проверьте порядок исправления через территориальный орган МВД. Не удаляйте следы первичной подачи: они могут понадобиться при разборе срока.
Можно ли отправить уведомление в последний день?
Можно, если срок ещё не пропущен и выбранный способ подачи реально сработает. Практически безопаснее готовить форму в день договора: почта, электронная подача и подписи часто занимают больше времени, чем кажется.