Уведомление о заключении договора с иностранным гражданином работодатель подаёт в территориальный орган МВД по месту работы иностранца. Базовый срок — не больше 3 рабочих дней с даты заключения трудового или гражданско-правового договора. Форма и порядок подачи утверждены приказом МВД №536.
Эта страница закрывает практический вопрос кадровика: что проверить до отправки и как не потерять подтверждение. Если ситуация спорная, решение принимает работодатель или юрист компании.
Что проверить перед заполнением
До подготовки формы проверьте:
- ФИО иностранного гражданина по документу;
- гражданство и дату рождения;
- документ, удостоверяющий личность;
- патент, разрешение на работу или основание работы без такого документа;
- адрес и регион, где человек будет работать;
- дату договора и вид договора;
- полномочия подписанта уведомления.
Ошибка в одном поле может привести к возврату, повторной подаче и спору о сроке. Поэтому уведомление лучше готовить в день подписания договора, а не в последний день.
Куда подавать уведомление
По приказу МВД №536 уведомление подаётся в территориальный орган на региональном уровне в субъекте РФ, где иностранный гражданин работает. Возможны разные способы подачи: лично, через предусмотренные организации, почтовым отправлением или в электронной форме через портал госуслуг, если способ доступен для ситуации.
Если работник будет трудиться в двух субъектах РФ, порядок требует смотреть каждый регион отдельно. В таком случае лучше заранее закрепить, кто отвечает за подачу и подтверждение по каждому месту работы.
Что хранить после подачи
Работодателю нужны не только заполненная форма, но и следы отправки:
- экземпляр уведомления;
- подтверждение приёма или электронное сообщение;
- почтовые документы, если отправляли письмом;
- доверенность представителя, если подавал не руководитель;
- отметка в карточке работника с датой подачи.
Как помогает МигУчёт
МигУчёт ставит дедлайн на 3 рабочих дня, подтягивает данные из карточки работника, показывает незаполненные поля и сохраняет подтверждение подачи рядом с договором. В журнале действий видно, кто подготовил уведомление и когда оно ушло.
Связанные материалы
- Миграционный учёт иностранных работников
- Штрафы за миграционный учёт
- Проверка патента иностранного работника
Частые вопросы
Нужно ли уведомлять МВД по гражданам ЕАЭС?
Да, по общему правилу уведомление о заключении договора с иностранным гражданином подают и по гражданам ЕАЭС. Перед подачей проверьте статус человека, регион работы и актуальный порядок МВД на дату договора.
Что делать, если нашли ошибку после отправки?
Сначала сохраните подтверждение уже поданной формы и опишите ошибку внутри карточки работника. Затем проверьте порядок исправления через территориальный орган МВД. Не удаляйте следы первичной подачи: они могут понадобиться при разборе срока.
Можно ли отправить уведомление в последний день?
Можно, если срок ещё не пропущен и выбранный способ подачи реально сработает. Практически безопаснее готовить форму в день договора: почта, электронная подача и подписи часто занимают больше времени, чем кажется.