Миграционный учёт иностранных граждан — это постановка иностранца на учёт по месту пребывания: принимающая сторона сообщает в МВД, где человек фактически находится. По общему правилу уведомление о прибытии подают в течение 7 рабочих дней со дня прибытия в место пребывания. Для компании это включается, когда она селит иностранных работников в общежитии, на объекте или в съёмном жилье — тогда принимающая сторона именно она, и сроки с документами ложатся на работодателя.
Эта статья — про сам институт учёта: кто кого ставит, в какие сроки, с какими документами и что поменялось в 2025–2026 годах. Если нужен узкий разбор для найма (что проверить до допуска к работе), он в материале миграционный учёт иностранных работников.
Чем миграционный учёт отличается от регистрации
Эти слова часто путают, а нормы разные. Регистрация по месту жительства из 109-ФЗ — для иностранцев с видом на жительство, то есть для постоянно проживающих. Учёт по месту пребывания — для временно пребывающих и временно проживающих, и именно с ним работодатель сталкивается чаще всего.
Учёт фиксирует факт: иностранец прибыл по конкретному адресу, у него есть принимающая сторона, срок пребывания заявлен. Это не «прописка» работника и не право на труд — право работать даёт патент, разрешение на работу или статус (ЕАЭС, ВНЖ). Учёт, договор и основание для работы — три отдельные линии контроля, и закрытие одной не закрывает остальные.
Кто такая принимающая сторона
Принимающая сторона по 109-ФЗ — тот, кто предоставил иностранцу помещение для фактического проживания: гражданин РФ, постоянно проживающий иностранец, организация, орган власти. Отдельный случай — организация, в которой иностранец работает, если он фактически живёт по адресу этой организации или в её помещении, включая некапитальные строения и сооружения.
Для стройки последнее — не теория. Если работники живут в бытовом городке прямо на площадке или в общежитии от компании, принимающая сторона — работодатель. Тогда уведомление о прибытии подаёт ответственное лицо организации, а не сам работник. Если человек снимает квартиру сам, принимающая сторона — собственник жилья. Живёт в гостинице — учёт ведёт гостиница.
Разделять роли важно: компания может быть работодателем, но не принимающей стороной, и наоборот. От этого зависит, кто отвечает за подачу уведомления и за срок.
Срок постановки на учёт: 7 рабочих дней и исключения
Общий срок подачи уведомления о прибытии — 7 рабочих дней со дня прибытия иностранца в место пребывания (ст. 20 109-ФЗ). Рабочие дни считают без выходных и праздников, но затягивать до последнего дня рискованно: одна задержка с передачей данных внутри компании — и срок уже нарушен.
Есть случаи, когда времени всего 1 рабочий день после дня прибытия:
- иностранец живёт в гостинице или ином средстве размещения;
- размещён в медицинской организации стационарного типа, санатории, организации соцобслуживания;
- работает вахтовым методом;
- находится в учреждении, исполняющем административное наказание.
Если для офисного найма обычно действует семидневный срок, то вахта на объекте — это уже однодневное окно. Стройкам с вахтовыми бригадами этот пункт стоит держать в регламенте отдельно.
Какие документы нужны для постановки на учёт
Принимающая сторона заполняет бланк уведомления о прибытии. С 5 февраля 2025 года действует новая форма (приказ МВД от 22.10.2024 № 628) — с написанием ФИО на кириллице и латинице, кадастровым номером и адресными данными помещения. Старый бланк из прошлогодней папки не подойдёт.
К уведомлению прикладывают:
- копию документа, удостоверяющего личность иностранца;
- копию миграционной карты — для прибывших в безвизовом порядке;
- копию документа на право пользования помещением, куда ставят на учёт;
- документ об уплате госпошлины 500 рублей — её ввели с 1 сентября 2025 года, но при подаче в электронной форме она не взимается.
Порядок уплаты пошлины на местах ещё устаканивается, поэтому способ оплаты лучше уточнить в своём МФЦ или подразделении МВД до подачи.
На какой срок ставят на учёт
С 5 февраля 2025 года временно пребывающего иностранца ставят на учёт на срок, заявленный в уведомлении, но не более чем на один год (ст. 22 109-ФЗ). Раньше срок учёта привязывался к разным основаниям, теперь есть жёсткий потолок.
Здесь легко ошибиться: учёт на год не означает право работать год. Срок работы определяет патент, разрешение или статус, и он может быть короче. Учёт отвечает на вопрос «где человек находится», а не «до какого числа он вправе трудиться».
Способы подачи уведомления
Подать уведомление о прибытии можно несколькими путями:
- лично в территориальном органе МВД;
- через МФЦ;
- почтовым отправлением;
- в электронной форме через Госуслуги, если у принимающей стороны и иностранца есть подтверждённые личные кабинеты;
- через подведомственное предприятие или уполномоченную организацию.
При электронной подаче принимающая сторона распечатывает отрывную часть уведомления, подписанную электронной подписью должностного лица МВД, и передаёт её иностранцу. Этот вариант ещё и экономит госпошлину.
Отдельная история — эксперимент в Москве и Московской области (с 1 сентября 2025 года по 2029 год): местонахождение фиксируют через мобильное приложение «Амина», и принимающая сторона — физлицо освобождена от обычного уведомления. На работодателей-юрлиц в других регионах это не распространяется, поэтому общий порядок для большинства компаний остаётся прежним.
Снятие с учёта
Снимает с учёта орган МВД. Часть оснований срабатывает без участия компании: постановка на учёт по новому адресу, выезд иностранца за границу (данные приходят от пограничной службы автоматически), смерть, выявление фиктивной постановки.
Но при убытии иностранца из места пребывания уведомление об убытии подаёт принимающая сторона — теми же способами, что и при прибытии. Для гостиниц и стационарных учреждений срок жёстче: уведомить нужно не позднее 12 часов рабочего дня, следующего за днём убытия.
Что изменилось в 2025–2026 годах
Миграционное законодательство за последний год переписывали несколькими пакетами. Что из этого касается принимающей стороны:
| Норма | С какой даты | Что меняет для компании |
|---|---|---|
| ФЗ-260 от 08.08.2024 | 05.02.2025 | Потолок учёта — 1 год. Запущен реестр контролируемых лиц (РКЛ) |
| ПП РФ № 1899 | 05.02.2025 | Порядок ведения РКЛ, проверка лица через Госуслуги |
| ФЗ-270 от 31.07.2025 | 01.09.2025 | Госпошлина 500 ₽ за постановку на учёт |
| ФЗ-121 от 23.05.2025 | 01.09.2025 | Эксперимент в Москве и МО (приложение «Амина») |
| ФЗ-295 от 31.07.2025 | 01.03.2026 | Прямо закреплена постановка по адресу объекта, в том числе в некапитальном строении |
| ПП РФ № 1995 от 05.12.2025 | 2026 | Лимиты доли иностранных работников по отраслям и регионам |
Реестр контролируемых лиц стоит пояснить отдельно. В него вносят иностранцев, незаконно находящихся в РФ. Компании это бьёт по карману с неожиданной стороны: предоставление жилья, транспорта или услуг человеку из реестра — отдельный состав по части 3 статьи 18.9 КоАП. Проверить, нет ли работника в РКЛ, можно через Госуслуги, и для принимающей стороны это разумно делать до заселения.
Лимиты по доле иностранцев (по строительству встречается планка до 50%) действуют не во всех регионах — перечень закреплён в самом постановлении, поэтому свой регион нужно сверять отдельно, а не ориентироваться на общую цифру.
Ответственность за нарушение миграционного учёта
Нарушения принимающей стороны по учёту идут по статье 18.9 КоАП. Для юридических лиц вилка по большинству частей — от 400 000 до 500 000 рублей:
| Часть ст. 18.9 КоАП | Нарушение | Штраф юрлицу |
|---|---|---|
| ч. 1 | Нарушение порядка оформления документов на пребывание | 400 000–500 000 ₽ |
| ч. 3 | Предоставление жилья/услуг с нарушением правил либо лицу из РКЛ | 400 000–500 000 ₽ |
| ч. 4 | Неисполнение обязанностей по миграционному учёту | 400 000–500 000 ₽ |
Ключевой момент: штраф считают за каждого иностранца отдельно (примечание к ст. 18.9). Десять работников без учёта — это до 5 000 000 рублей на организацию. Понижающие коэффициенты для малого и среднего бизнеса здесь не спасают: Верховный суд в 2025 году подтвердил, что льгота из части 4 статьи 4.1.2 КоАП к этой статье не применяется.
Важно не путать две разные статьи. Штрафы за нарушение самого учёта — это 18.9. А за неуведомление МВД о трудовом или гражданско-правовом договоре с иностранцем отвечают по статье 18.15, и там суммы и условия другие, вплоть до 800 000 рублей, а в Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинградской областях — до 1 000 000 рублей. Подробный разбор санкций — в материале штрафы за миграционный учёт.
Что делает МигУчёт
МигУчёт ведёт по каждому иностранцу карточку с датами и документами: дата прибытия, срок учёта, основание для работы, принимающая сторона, подтверждения подачи уведомлений. Система заранее напоминает о приближении сроков и хранит отрывные части и подтверждения в одном месте, чтобы при проверке не собирать их по папкам и переписке.
Это информационная система: решения о кадровых и миграционных действиях принимает работодатель. Кабинет убирает ручной контроль сроков, но не заменяет юридическую оценку конкретной ситуации.
Связанные материалы
- Уведомление о прибытии иностранного гражданина
- Сроки уведомлений МВД по иностранным работникам
- Штрафы за миграционный учёт
- Программа для миграционного учёта
Частые вопросы
Чем миграционный учёт отличается от регистрации?
Регистрация по месту жительства — для иностранцев с видом на жительство, то есть постоянно проживающих. Миграционный учёт по месту пребывания — для временно пребывающих и временно проживающих. Работодатель почти всегда имеет дело с учётом, а не с регистрацией.
В какой срок поставить иностранца на миграционный учёт?
По общему правилу — в течение 7 рабочих дней со дня прибытия в место пребывания. Для гостиниц, стационарных учреждений и вахтового метода срок сокращён до 1 рабочего дня после дня прибытия (ст. 20 109-ФЗ). Конкретный случай сверяйте с актуальной редакцией закона.
Нужно ли работодателю ставить работника на учёт, если жильё он снимает сам?
Если работник сам снимает квартиру, принимающая сторона — собственник жилья, и уведомление подаёт он. Работодатель становится принимающей стороной, когда сам предоставляет жильё: общежитие, бытовой городок на объекте или арендованное компанией помещение.
Какой штраф за нарушение миграционного учёта?
Для юридических лиц — от 400 000 до 500 000 рублей по статье 18.9 КоАП, причём за каждого иностранного гражданина отдельно. Это отличается от санкций за неуведомление о трудовом договоре (статья 18.15 КоАП).
Сколько действует миграционный учёт?
Временно пребывающего ставят на учёт на срок, заявленный в уведомлении, но не более одного года (ст. 22 109-ФЗ). Но срок учёта не равен сроку права на работу — его определяют патент, разрешение или статус.
---
Материал носит справочный характер и не заменяет юридическую консультацию. Сроки, формы, размеры пошлин и штрафов уточняйте по действующим нормативным актам и в МВД на дату обращения. Решения о кадровых и миграционных действиях принимает работодатель.